De Stichting Carnaval Herpen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Stichting Carnaval Herpen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
– Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
– Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij uw persoonsgegevens gaan verwerken;
– Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– Geen persoonsgegevens doorgegeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Stichting Carnaval Herpen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Stichting Carnaval Herpen
Zandstraat 1
5373 KW Herpen
contact@carnavalherpen.nl

Met welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door de Stichting Carnaval Herpen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
– Het versturen van brieven, e-mails en uitnodigingen;
– Deelname aan activiteiten zoals de optocht;
– Het uitkeren van prijzengeld en overige vergoedingen;
– Het innen van sponsorgelden.
– Het waarborgen van een adequate bezetting/planning/communicatie voor interne commissies.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij (een aantal van) de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Naam, adres en woonplaats gegevens;
– E-mailadres;
– Telefoonnummer;
– Bankrekeningnummer en tenaamstelling;

Beeldmateriaal

De Stichting Carnaval Herpen maakt foto- en filmmateriaal van haar activiteiten en heeft daarop het auteursrecht. Dit geldt ook voor portretfoto’s of foto- en filmmateriaal waarop publiek of toevallige voorbijganger herkenbaar zijn vastgelegd. Foto- en filmmateriaal kan gebruikt worden voor promotiedoeleinden, reportages in door de Stichting uitgebracht drukwerk, social media of website, of ten behoeve van artikelen in de media. Het publiceren van dergelijk materiaal is niet zomaar toegestaan want de geportretteerde heeft ook bepaalde rechten, namelijk het portretrecht.

Bent u toevallig in beeld (en heeft u dus niet op afspraak geposeerd voor de foto), dan mag de foto gepubliceerd worden zonder toestemming. Wel maakt de Stichting Carnaval Herpen in alle gevallen een inschatting of mogelijk de privacy of goede naam van personen geschaad zou kunnen worden door de publicatie. Wij wijzen u op uw rechten omtrent uw gegevens en de mogelijkheid tot bezwaar maken zoals in deze policy omschreven.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van derde partijen voor:
– Het vervaardigen van drukwerk dat langs de route van de optocht wordt uitgedeeld;
– Het verzorgen van een televisieuitzending van de pronkzitting en optocht;
– Het publiceren in de media van de uitslag van de optocht.

De gegevens die hiertoe verstrekt worden beperken zich steeds tot enkel de naam van de deelnemer zoals opgegeven op het inschrijfformulier en categorie en motto (omschrijving).

Onder derden worden ook verstaan de vrijwilligers die geregistreerd staan op ledenlijsten. Deze lijsten kunnen worden gedeeld met de vrijwilligers die op een dergelijke lijst vermeld staan met als doel de onderlinge communicatie te waarborgen. Tevens kunnen namen en e-mailadressen voorkomen in notulen, e-mailberichten en overige communicatie of documenten op een zodanige wijze dat deze namen en e-mailadressen zichtbaar zijn voor alle personen die deze berichten of documenten ontvangen. Gegevens van personen die tegen voornoemde vermeldingen bezwaar hebben gemaakt zullen uit deze berichten of documenten verwijderd worden of de gegevens zullen worden geanonimiseerd.

Hierbuiten geven wij nooit persoonsgegevens door aan andere partijen zonder een verwerkersovereenkomst te hebben afgesloten. Met eventuele verwerkers maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken in geen geval persoonsgegeven aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daar schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder(s), verzorger(s) of wettelijk vertegenwoordiger. Dit is bijvoorbeeld het geval bij inschrijven voor deelname aan de jeugdpronkzitting en optocht.

Bewaartermijn en beveiliging

De Stichting Carnaval Herpen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
– Alle personen (vrijwilligers) die namen de Stichting Carnaval Herpen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen of gepubliceerd hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft u recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Vragen

Mocht u vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover contact met ons op te nemen via contact@carnavalherpen.nl.

Deze Privacy Policy wordt ten minste jaarlijks door het Algemeen Bestuur van de Stichting Carnaval Herpen gecontroleerd op correctheid en volledigheid. Op basis van deze controle wordt indien nodig een herziening gedaan.