Huishoudelijk Reglement

Art.1 Huishoudelijk reglement

Ter uitvoering van artikel 6 van de statuten van de Stichting Carnaval Herpen – verder te noemen de Stichting – wordt het volgende huishoudelijk reglement opgesteld. (statuten d.d. 17 juni 1974)

Art. 2 Carnavalsjaar

Een carnavalsjaar begint en eindigt op 11-11 en heeft het jaartal gelijk aan het kalenderjaar waarin Carnaval zelf valt.

Art. 3 Club-vergadering

De club-vergadering bestaat uit de bijeenkomst tussen de Stichting, commissies, Raad van Elf en de in Herpen bestaande en erkende carnavalsverenigingen en blaaskapellen.
Minstens één keer per jaar wordt een club-vergadering gehouden.
In deze vergadering komt het Stichtingsbeleid aan de orde, voor zover van belang voor de deelnemers van de clubs-vergadering, financieel beleid, optochtbeleid, organisatiebeleid, evenementen, en alle zaken waarbij de medewerking van de deelnemers van de clubvergadering nodig is.
Een carnavalsvereniging/blaaskapel wordt erkend als deze zich voor 11-11 bij de secretaris of voorzitter van de Stichting aanmeldt, onder opgave van de naam van de carnavalsvereniging/blaaskapel, een ledenlijst en het contactadres, inclusief emailadres.

Art. 4 Het bestuur

Het bestuur van Stichting Carnaval Herpen bestaat uit 7 personen. Respectievelijk voorzitter, secretaris, penningmeester(hebben verplichte zitting van tenminste 2 jaar), opperbôn (voorzitter Raad van Elf), prins en twee bestuursleden. De Prins wordt geïnstalleerd tijdens het 11-11 bal en maakt vanaf die datum ook deel uit van het bestuur (het gehele carnavalsjaar) tot het volgende 11 – 11 bal één jaar later.
De Stichting wordt bij festiviteiten en activiteiten – tijdens en buiten de carnaval – vertegenwoordigd door het bestuur, wat zich laat vertegenwoordigen door minimaal twee bestuursleden.
Het bestuur wordt bij de uitvoering van zijn taak bijgestaan door de Raad van Elf, de Jeugdcommissie en Commissies.
De Stichting werkt volgens een draaiboek welke door de Stichting voor het eerst is opgesteld voor het carnavalsjaar 2005/2006. Dit draaiboek wordt ieder jaar herijkt.

Art. 5 Raad van Elf

Streven is om de minimale samenstelling van de Raad van Elf te laten bestaan uit 14 personen. (opperbôn , prins, 1 adjudant en 11 raadsleden)
De Raad van Elf en de opperbôn worden gekozen door het bestuur en de zittende leden van de Raad van Elf.
De Raad van Elf heeft tot taak het carnavalsfeest op te luisteren op een wijze die past bij het karakter van de Raad van Elf en Stichting Carnaval Herpen.
De Raad van Elf maakt een draaiboek c.q. activiteitenschema waarin duidelijk staat welke taken zij voor en met de carnaval moeten uitvoeren. Dit draaiboek / schema wordt met het bestuur voorafgaand aan de activiteiten doorgenomen.
Het bestuur van de Stichting behoudt het recht bij ernstig disfunctioneren van een lid van de Raad van Elf het raadslid te ontheffen uit zijn functie als raadlid.
Taken van de adjudant.
1. De adjudant is de rechterhand van de prins en dient bij alle officiële taken van de prins aanwezig te zijn.
2. Als de prins op een podium moet verschijnen voor bijvoorbeeld een prijsuitreiking, moet de adjudant erbij zijn om de prins waar nodig te ondersteunen.
3. De ziekenbezoeken voorbereiden, regelen, en meegaan met de prins.
4. Bij alle taken wordt de adjudant ondersteund, en waar nodig is vervangen door de Opperbôn.
Taken van de Opperbôn
1. De Opperbôn is de voorzitter van de Raad van Elf, en neemt zitting in het bestuur van de Stichting.
2. Hij stuurt de Raad van Elf aan bij alle taken waar dat nodig is.
3. Ook de raadsvergaderingen worden door hem gepland, voorbereid en voorgezeten.
4. Hij maakt het verslag van de raadsvergaderingen en stelt een kopie exemplaar beschikbaar aan de Stichting.
5. Hij ondersteunt de adjudant en waar nodig is vervangt hij deze (bijv: ziekenbezoeken).

Art. 6 De Jeugdcommissie

De afdeling jeugdcarnaval organiseert geheel zelfstandig, volgens een eigen huishoudelijk reglement, haar activiteiten, doch is statutair gekoppeld aan de Stichting.
De Jeugdcommissie heeft tot taak gedurende een carnavalsseizoen een programma van activiteiten voor de jeugd op te stellen met het daarbij behorende financieel plan. Zij opereren geheel zelfstandig. (voorbereidende, adviserende, uitvoerende en besluitvormige taken) De Jeugdcommissie is verplicht het bestuur te informeren m.b.t. het programma en financieel plan.
De Jeugdcommissie zorgt voor het samenstellen van een Jeugdraad van Elf (van jongens en meisjes), een adjudant, een jeugdprins en prinses.

Art. 7 De Bônlander Hofkapel

De Bônlander Hofkapel valt niet rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van Stichting Carnaval Herpen. Ten aanzien van de diverse carnavalsactiviteiten voor, tijdens en eventueel na carnaval, verplicht de Bônlander Hofkapel zich tot het muzikaal opluisteren van de evenementen. Welke dat zijn wordt jaarlijks in overleg bepaald.
Alleen bij overmacht door ziekte of calamiteiten kan de Bônlander Hofkapel van een verplichting ontslagen worden. Zo ook kan Stichting Carnaval Herpen onder bepaalde omstandigheden waarbij een activiteit geen doorgang vindt, de Bônlander Hofkapel van haar verplichting ontslaan.
Voor het totaal van activiteiten ontvangt de Bônlander Hofkapel een vergoeding die elk jaar in oktober voor de jaarlijkse algemene vergadering wordt vastgesteld dan wel verlengd. Deze vergoeding is afhankelijk van het aantal optredens en kan gedeeltelijk in consumpties worden uitgekeerd. De verhouding consumptiebonnen – cash en de totale vergoeding wordt in onderling overleg bepaald evenals de totale vergoeding.
De besprekingen betreffende punt 7.1 tot en met 7.3 worden gevoerd tussen minimaal één lid uit het bestuur van Stichting Carnaval Herpen en de organisatorisch en muzikaal leider van de Bônlander Hofkapel. Bij verhindering van de organisatorisch of muzikaal leider van de Bônlander Hofkapel neemt één lid zijn plaats in.

Art. 8 Commissies

De commissies worden door het bestuur benoemd. Het aantal leden binnen een commissie wordt door de commissie bepaald, onder de voorwaarde dat 1-bestuurslid van de Stichting deel uit maakt van de commissie. Welk bestuurslid deel uitmaakt van welke commissie wordt bepaald door het bestuur evenals het benoemen van de coördinatoren van de commissies. De overige commissieleden worden aangezocht door het “zitting” hebbende bestuurslid en de coördinator van de betreffende commissie.
De commissie wordt geleid door de commissiecoördinator en niet door het bestuurslid van de Stichting. Het bestuurslid is enkel toehoorder. Van de coördinator wordt verwacht dat hij/zij eventueel vergezelt met een ander commissielid – aanwezig is bij de jaarlijkse vergadering(en) van de Stichting.
Elke commissie bepaalt zelf haar werkwijze. Elke commissie is daarbij wel verplicht een globaal activiteitenplan met een begroting in te dienen bij het bestuur van de Stichting, wat vervolgens wordt vastgesteld door het bestuur. Binnen het vastgestelde plan en budget heeft de commissie ruim mandaat voor de nodige handelingen en beslissingen.
Het bestuur van de Stichting behoudt het recht bij ernstig disfunctioneren van een bepaalde commissie deze commissie te ontbinden.
Als een commissie gebruik wil maken van publiciteit, hetzij via een regionaal dagblad, krant, radio of TV, dan moet zij dit altijd laten lopen via de commissie PR.

Art. 9 De Prins

De prins is een man woonachtig in Herpen. Hij wordt gekozen door het bestuur en i.s.m. een lid van de commissie ‘elf en elf bal’ aangezocht onder strikte geheimhouding.
De prins kiest in overleg met het bestuur zijn adjudant. Kiest de prins als adjudant iemand van buiten de Raad van Elf, dan krijgt de prins een tweede adjudant toegewezen uit de Raad van Elf.
De taken van de prins voor en met de carnaval staan beschreven in een takenpakket. Dit takenpakket ligt bij het bestuur en zij nemen dit met de prins door. Vernieuwingen, aanvullingen, wijzigingen zijn mogelijk in overleg met het bestuur.
De (eventuele) partner van de prins heeft geen officiële taken. Van de (eventuele) partner wordt verwacht dat hij/zij de prins zoveel mogelijk ondersteund.
De prins is het middelpunt van het jaarlijks carnavalsgebeuren en van hem wordt verwacht dat hij zijn gehele persoon inzet om dit evenement te doen slagen.

Art. 10 Conform de statuten voorziet het bestuur zelf in alle tussentijdse en periodieke vacatures in het bestuur, zulks na goedkeuring door de Raad van Elf, commissies, carnavalsverenigingen en blaaskapellen. Elke commissie / carnavalsvereniging / blaaskapel heeft 1-stem. Zij kunnen deze stem enkel uitbrengen als de “stem” 16 jaar of ouder is en fysiek vertegenwoordigd is tijdens de vergadering(en) waarin goedkeuring wordt gevraagd. De Raad van Elf heeft gezamenlijk 1 stem.

Art. 11 Het streven is dat maximaal 2-leden per commissie/carnavalsvereniging/blaaskapel aanwezig zijn om de commissie/carnavalsvereniging/blaaskapel te vertegenwoordigen tijdens de jaarlijkse vergadering(en). Het streven is dat de voltallige Raad van Elf aanwezig is tijdens de jaarlijkse vergadering(en).

Art. 12 Wijzigingen van het huishoudelijk reglement kunnen door de jaarlijkse vergadering (met Raad van Elf/commissies/carnavalsverenigingen/blaaskapellen) met meerderheid van de aanwezige stemmen tijdens de vergadering worden aangebracht, mits het voornemen tot wijziging op de agenda van de vergadering was vermeld.